ПроцессТехОбсудить задачу
ПроцессТех

ИТ-студия для бизнеса

Автоматизация по отделам
Обсудить задачу
Все направления

05ПроцессТех / Финансы

Расхождения в счётевидны до оплаты

Сверяем счёт, заказ и договор. Финансист получает причину проверки, связанные документы и следующий шаг по согласованному маршруту.

Разберём один счёт и связанный договорСценарии работы
Сценарии / Финансы
Расхождение в счёте видно до оплаты
Демонстрация процесса
Счёт → сверка → задача финансистуИллюстрация процесса
Счёт поставщикаПример
К оплате617 000 ₽

По заказу поставщику · не проведён

Заказ поставщику
Согласовано540 000 ₽

Проверяем сумму и лимит

Сверка с заказомСопоставляем суммыСуммы не совпадают
В счёте
617 000 ₽
В заказе
540 000 ₽
Расхождение+77 000 ₽
Проведение приостановлено
Расхождение найдено+77 000 ₽Счёт и согласованный заказ
Финансист
Задача финансисту+77 000 ₽Повторно согласовать сумму

Оплата ждёт решения финансиста

Пример: согласовано 540 000 ₽, счёт на 617 000 ₽. Разница 77 000 ₽ приостанавливает проведение и запускает повторное согласование.

Интерфейс реконструирован. Данные демонстрационные.

Событие

Счёт поступил в почту или ЭДО

Результат сценария

Финансист проверяет исключения, а согласованный маршрут сохраняется.

Что измеряем

Минуты ручной обработки одного счёта

01 / Рабочая ситуацияФинансы

Сколько ручных действий между входящим счётом и согласованным платежом?

Цель связанного процесса

Расхождения направляются на проверку, обещанные оплаты связаны с банком, а изменения поступлений учитываются в платёжном календаре.

  1. 01

    Сумму счёта и условия заказа сверяют вручную.

  2. 02

    Без проверки расхождение может уйти в платёж.

  3. 03

    Перенос поступления меняет календарь обязательств.

02 / Сценарии работы03 рабочих маршрута

Как работает решение.

Посмотрите, как связываются данные, системы и решения в работе вашей команды.

Сценарий 10Пример процесса

Автоматическая обработка входящих счетов

Демонстрация процесса
Счёт → сверка → задача финансистуИллюстрация процесса
Счёт поставщикаПример
К оплате617 000 ₽

По заказу поставщику · не проведён

Заказ поставщику
Согласовано540 000 ₽

Проверяем сумму и лимит

Сверка с заказомСопоставляем суммыСуммы не совпадают
В счёте
617 000 ₽
В заказе
540 000 ₽
Расхождение+77 000 ₽
Проведение приостановлено
Расхождение найдено+77 000 ₽Счёт и согласованный заказ
Финансист
Задача финансисту+77 000 ₽Повторно согласовать сумму

Оплата ждёт решения финансиста

Пример: расхождение найдено до проведения счёта.

Пример: согласовано 540 000 ₽, счёт на 617 000 ₽. Разница 77 000 ₽ приостанавливает проведение и запускает повторное согласование.

Выберите этап маршрута4 этапа · 7 шагов

Убрать ручной перенос данных из документов и писем и автоматически контролировать соответствие согласованной закупке.

Событие запуска

Счёт приходит на почту финансового отдела или загружается в систему электронного документооборота.

Системы в модели
  • Почта и электронные документы
  • Распознавание документов
  • 1С и учёт ресурсов
  • закупочная система
  • договорной реестр
  • платёжный календарь

Счёт и заказ

01 / 04

  1. Система извлекает из документа поставщика, ИНН, сумму, НДС, назначение, номер договора и срок оплаты.

  2. Контрагент сверяется с 1С или учётной системой, а счёт — с заявкой на закупку или заказом поставщику.

Ожидаемый результат

Сотрудник
Финансист проверяет исключения, а не перепечатывает каждый документ.
Руководитель
Контролирует отклонения от бюджетов и согласованных закупок.
Собственник
Видит объём расходов, причины превышений и платежи, ожидающие согласования.
Иллюстративный пример

Демонстрационный пример: сумма счёта отличается от согласованной закупки.

Согласованная закупка
540 000 ₽
Входящий счёт
617 000 ₽
Расхождение
+77 000 ₽
Действие по правилу
Приостановить проведение и запустить повторное согласование

Согласованная закупка и входящий счёт

+14,3%к исходному значению

Исходное значение540 000 ₽
Значение в примере617 000 ₽

Показан пример работы процесса. Состав систем и правила исполнения определяем по вашей задаче.

Пример рабочего интерфейса
Исходная проблема
Финансист переносит реквизиты вручную и отдельно сверяет сумму с заказом.
Событие запуска
Счёт поступил в почту или ЭДО
Иллюстративный сценарий: интерфейс реконструирован, данные демонстрационные.
Что меняется для команды

Финансист проверяет исключения, а согласованный маршрут сохраняется.

Показатель для оценки

Минуты ручной обработки одного счёта

03 / Системы и контрольРабочий контур

Связь между
системами.
Контроль у команды.

Правила, проверка, согласование

Спорные реквизиты направляются человеку на проверку. Движение платежа определяется правилами и согласованиями.

Обсудить ваши системы
Системы — участники процессаСостав определяем на разборе
  • 01

    Почта и электронные документы

  • 02

    1С и учёт ресурсов

  • 03

    Банк

  • 04

    Клиенты и сделки

Данные выбранного сценария

Счёт поступил в почту или ЭДО

Расхождение приостанавливает проведение и запускает согласование

04 / Первый пилотЗадача с понятными границами

Начнём
с одного маршрута.

Согласуем участников и правила, зафиксируем исходные данные и выберем показатели для проверки.

Разберём один счёт и связанный договор
С чего начинаем

Один поток счетов и один маршрут согласования

Что предоставляет владелец процесса

Обезличенные счета, заказы, договорные условия и правила бюджета.

Что измеряем на пилоте
  1. 01

    Время обработки счёта

  2. 02

    Точность извлечения полей

  3. 03

    Выявление контрольных отклонений

Покажем контрольные проверки и определим, где считать экономию времени.

Перейти к разбору задачи

До начала работы

Вопросы,
которые нам задают.

У нас уже есть рабочие системы. Что изменится?

Спорные реквизиты направляются человеку на проверку. Движение платежа определяется правилами и согласованиями.

Кто принимает решения в автоматизированном процессе?

Мастер, финансист, юрист или другой владелец процесса сохраняет контроль. Система готовит контекст и выполняет действия по согласованным правилам. Спорные данные и исключения передаются ответственному.

Что нужно для первого разговора?

Достаточно обсудить одну задачу и участников процесса. Для дальнейшего разбора пригодятся: Обезличенные счета, заказы, договорные условия и правила бюджета.

Можно ли заранее посчитать экономический эффект?

На разборе определим исходные данные, границы процесса и показатели результата. Оценка зависит от объёма операций, текущих затрат и состава внедрения. Конкретные сроки и стоимость согласуются после изучения задачи.

Первый разговор

Разберём задачу
вашей команды.

Покажем контрольные проверки и определим, где считать экономию времени.

Напишите намsales@processtech.pro
30минут
С вами и профильным специалистом.
Без доступа к рабочим базам.
РЕЗУЛЬТАТ РАЗБОРА

Маршрут процесса
и показатели для пилота.

Заявка на обсуждение

Определим состав работ и следующий шаг.

ДЕМОНСТРАЦИОННЫЙ ИНТЕРФЕЙС

Интерфейс реконструирован для показа. Данные демонстрационные.